1. Privacy in het kort

De bescherming van uw persoonsgegevens is belangrijk voor OEM Office Elearning Menu. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onder meer het functioneren van onze website, het beantwoorden van vragen, het verwerken van bestellingen en betalingen, het leveren van onze e-learningproducten en trainingen en de overige hieronder beschreven doeleinden.

Persoonsgegevens worden niet zonder geldige rechtsgrond aan derden verkocht voor reclame- of andere commerciële doeleinden.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens is:

OEM Office Elearning Menu
Veluwezoom 5
1327 AA Almere
Nederland

Telefoon: +31 (0)36 760 1019
E-mail: [email protected]

Contactpersoon voor privacyvragen:
Graham Hulsebos

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de diensten waarvan u gebruikmaakt, kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfs- of organisatiegegevens;
• factuur- en betalingsgegevens;
• bestel- en contractgegevens;
• informatie met betrekking tot e-learningcursussen, examens en trainingen;
• inhoud van contactaanvragen;
• inhoud van communicatie met onze AI-assistent Sanne;
• technische gegevens die bij het gebruik van onze website worden verwerkt.

Wij verwerken deze gegevens alleen voor zover dit noodzakelijk is voor het betreffende doel en daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

4. Bestellingen en uitvoering van overeenkomsten

Wanneer u bij ons een cursus, e-learningproduct, examen, training of andere dienst bestelt, verwerken wij de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om uw bestelling te verwerken en onze overeenkomst met u uit te voeren.

Wij gebruiken deze gegevens onder meer voor:

• het verwerken van uw bestelling;
• het beschikbaar stellen van bestelde producten en diensten;
• communicatie over uw bestelling;
• facturering;
• het uitvoeren van onze contractuele verplichtingen.

De verwerking vindt met name plaats op grond van artikel 6 lid 1 onder b AVG: de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen.

Voor zover wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren, vindt de verwerking plaats op grond van artikel 6 lid 1 onder c AVG.

5. Betalingen

Voor de verwerking van online betalingen maken wij gebruik van Mollie.

Voor het uitvoeren van een betaling kunnen de daarvoor noodzakelijke betalings- en transactiegegevens aan Mollie worden doorgegeven.

Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering en afhandeling van uw betaling.

De rechtsgrond is artikel 6 lid 1 onder b AVG en, voor zover wettelijke verplichtingen van toepassing zijn, artikel 6 lid 1 onder c AVG.

6. Facturering en boekhouding

Voor onze facturering en boekhouding maken wij gebruik van Exact Online.

Hierbij kunnen onder meer uw naam, bedrijfsgegevens, adresgegevens, factuurgegevens en informatie over bestelde producten en diensten worden verwerkt.

De verwerking vindt plaats voor de uitvoering van overeenkomsten en om te voldoen aan onze wettelijke fiscale en administratieve verplichtingen.

De rechtsgronden hiervoor zijn artikel 6 lid 1 onder b en c AVG.

7. Contact met OEM Office Elearning Menu

Wanneer u via onze website, per e-mail, telefonisch of op een andere manier contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die u aan ons verstrekt om uw vraag of verzoek te kunnen behandelen.

Dit kunnen onder meer zijn:

• uw naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfsnaam;
• de inhoud van uw vraag of verzoek.

Wanneer uw contact betrekking heeft op het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst, vindt de verwerking plaats op grond van artikel 6 lid 1 onder b AVG.

Bij andere zakelijke vragen kan de verwerking plaatsvinden op grond van ons gerechtvaardigd belang om vragen van klanten en geïnteresseerden adequaat te beantwoorden, overeenkomstig artikel 6 lid 1 onder f AVG.

8. AI-assistent Sanne

OEM Office Elearning Menu maakt gebruik van de AI-gestuurde digitale assistent Sanne.

Sanne kan zowel via de chat op onze website als telefonisch worden ingezet.

Sanne ondersteunt bezoekers en bellers onder meer bij vragen over onze producten, e-learningopleidingen, trainingen en diensten en bij het behandelen van algemene aanvragen.

U communiceert met kunstmatige intelligentie

Sanne is een AI-assistent en geen menselijke medewerker.

Dit geldt zowel voor de chatfunctie op onze website als voor telefonische gesprekken met Sanne.

Aan het begin van de interactie wordt duidelijk gemaakt dat u met een AI-systeem communiceert.

Welke gegevens kan Sanne verwerken?

Tijdens de communicatie met Sanne kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:

• naam;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• bedrijfs- of organisatiegegevens;
• de inhoud van uw vragen en antwoorden;
• informatie over producten, cursussen, trainingen of diensten waarin u geïnteresseerd bent;
• andere informatie die u vrijwillig tijdens het gesprek of de chat aan Sanne verstrekt;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de dienst.

Wij verzoeken u geen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens met Sanne te delen wanneer dit niet noodzakelijk is voor de behandeling van uw vraag.

Telefonisch contact met Sanne

Wanneer u telefonisch met Sanne spreekt, wordt uw spraak technisch verwerkt zodat het AI-systeem uw vraag kan begrijpen en beantwoorden.

Het telefoongesprek wordt door ons niet als geluidsopname opgeslagen.

De inhoud of een samenvatting van het gesprek wordt in tekstvorm verwerkt en kan per e-mail worden doorgestuurd naar bevoegde medewerkers van OEM Office Elearning Menu, zodat uw aanvraag verder kan worden behandeld.

Chatten met Sanne via onze website

Wanneer u via onze website met Sanne chat, worden de gegevens die u invoert verwerkt zodat Sanne uw vraag kan begrijpen en beantwoorden.

De inhoud of een samenvatting van het chatgesprek kan vervolgens per e-mail worden doorgestuurd naar bevoegde medewerkers van OEM Office Elearning Menu.

Persoonlijke opvolging

De via Sanne ontvangen informatie kan onder meer worden gebruikt om:

• uw aanvraag verder te behandelen;
• naar aanleiding van uw aanvraag telefonisch of per e-mail contact met u op te nemen;
• gevraagde informatie toe te sturen;
• u te informeren over producten of diensten die aansluiten op uw aanvraag;
• op uw verzoek een offerte op te stellen.

Rechtsgrond voor de verwerking door Sanne

Wanneer de communicatie met Sanne plaatsvindt naar aanleiding van uw verzoek met het oog op het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst, vindt de verwerking plaats op grond van artikel 6 lid 1 onder b AVG.

Voor algemene vragen en het efficiënt aanbieden van onze klantenservice en AI-assistent kan de verwerking plaatsvinden op grond van ons gerechtvaardigd belang overeenkomstig artikel 6 lid 1 onder f AVG.

Hosting en verwerking binnen de Europese Unie

Sanne wordt binnen de Europese Unie gehost.

Voor zover bij het gebruik van Sanne persoonsgegevens worden verwerkt, vindt deze verwerking volgens onze informatie plaats binnen de Europese Unie respectievelijk de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijn van communicatie met Sanne

Persoonsgegevens en communicatie binnen het AI-systeem worden in beginsel verwijderd zodra uw aanvraag is behandeld, het noodzakelijke persoonlijke contact per telefoon of e-mail tot stand is gebracht en de gegevens binnen het AI-systeem niet langer noodzakelijk zijn.

Communicatiegegevens die in het AI-systeem zijn opgeslagen, worden uiterlijk 30 dagen na de betreffende communicatie verwijderd.

Wanneer uit uw aanvraag vervolgens bijvoorbeeld een offerte, opdracht, overeenkomst, klantrelatie of andere zakelijke communicatie ontstaat, kunnen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens buiten het AI-systeem verder worden verwerkt.

Voor deze gegevens gelden vervolgens de daarvoor toepasselijke wettelijke en bedrijfsmatige bewaartermijnen.

Wij slaan geen geluidsopname van uw telefoongesprek met Sanne op.

9. Nieuwsbrief

Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens om de nieuwsbrief aan u te verzenden.

Voor de verzending maken wij gebruik van Enormmail. Hierbij kunnen onder meer uw naam en e-mailadres worden verwerkt.

U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink onderaan onze nieuwsbrieven.

Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, is artikel 6 lid 1 onder a AVG de rechtsgrond.

U kunt uw toestemming op ieder moment voor de toekomst intrekken.

10. Webshop en hosting

Onze webshop maakt gebruik van Lightspeed. Voor de bescherming van verzonden informatie wordt gebruikgemaakt van een beveiligde verbinding.

Voor hosting- en e-maildiensten maken wij onder meer gebruik van Versio.

Voor zover deze dienstverleners persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, vindt deze verwerking plaats overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en gemaakte afspraken.

11. E-learningomgeving

Onze e-learningomgeving wordt volgens onze informatie gehost op servers binnen de Europese Unie.

Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aanbieden van de e-learningomgeving worden gebruikt voor de uitvoering van onze e-learningdiensten en de daarmee samenhangende administratieve processen.

Voor gekochte of overeengekomen e-learningdiensten is de rechtsgrond in beginsel artikel 6 lid 1 onder b AVG.

12. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele en technisch noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt voor het correct en veilig functioneren van onze website en webshop.

Voor zover cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt voor analyse, marketing of andere niet-noodzakelijke doeleinden, gebeurt dit overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke eisen en, wanneer vereist, op basis van uw toestemming.

Via de cookie-instellingen op onze website kunt u uw voorkeuren beheren.

13. Google Analytics

Wij kunnen gebruikmaken van Google Analytics om het gebruik van onze website statistisch te analyseren en onze website en dienstverlening te verbeteren.

Voor zover hiervoor wettelijk toestemming is vereist, wordt Google Analytics pas gebruikt nadat u via onze cookie-instellingen de daarvoor benodigde toestemming hebt gegeven.

Meer informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies, bewaartermijnen en betrokken dienstverleners vindt u in de cookie-instellingen van onze website.

14. Ontvangers en dienstverleners

Voor het leveren van onze producten en diensten maken wij gebruik van verschillende technische en administratieve dienstverleners.

Dit kunnen onder meer aanbieders zijn van:

• webshoptechnologie;
• hosting;
• e-maildiensten;
• betalingsverwerking;
• boekhouding;
• nieuwsbrieven;
• e-learningtechnologie;
• AI-diensten;
• websiteanalyse.

Persoonsgegevens worden alleen aan dergelijke partijen verstrekt wanneer dit noodzakelijk is voor de betreffende dienstverlening en daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

15. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens in beginsel niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Wanneer wettelijke bewaarplichten gelden, kunnen bepaalde contract-, factuur-, boekhoud- en administratieve gegevens langer worden bewaard.

Voor communicatie die binnen het AI-systeem van Sanne wordt opgeslagen, geldt de hiervoor beschreven maximale bewaartermijn van 30 dagen.

16. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG hebt u, afhankelijk van de omstandigheden, onder meer recht op:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• verwijdering van uw persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Wanneer u een van deze rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via de hierboven vermelde contactgegevens.

U hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder.

In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Waar noodzakelijk en technisch beschikbaar maken wij onder meer gebruik van beveiligde en versleutelde verbindingen.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, de door ons gebruikte technologie of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie van deze privacyverklaring wordt op onze website gepubliceerd.

Laatst bijgewerkt: september 2026

Contactgegevens

OEM Office Elearning Menu
Veluwezoom 5, 1327 AA Almere
Telefoon: +31 (0)36 760 1019
E-mail: [email protected]
Contactpersoon: Graham Hulsebos